Payroll voor werknemers

Wat is payroll voor werknemers?

Bij payroll wordt een payrollbedrijf op papier de juridische werkgever van (1 of meer) van uw werknemers. Dit is ook direct het grootste verschil tussen payroll bij een payrollbedrijf en een loonadministratiekantoor of accountant in Nederland. Bij hen blijft u namelijk nog steeds juridisch de werkgever van uw werknemers. Met alle arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s van dien.

Wat doet u nog zelf bij payroll

U werft en selecteert bij payroll o.a. nog steeds zelf uw eigen (nieuwe) werknemers. Ook bepaalt u de werktijden, salarissen en arbeidsvoorwaarden (minimaal conform uw CAO) van uw werknemers. Verzorgt u de planning, c.q. roostering, en houdt u ook nog steeds het contact met uw werknemers op de werkvloer. Zoals u ziet verandert er dus niet veel met payroll voor uw werknemers!

Een payrollbedrijf verzorgt echter bij payroll als juridische werkgever van uw werknemers o.a. nu de betalingen van de nettosalarissen, afdrachten loonbelasting, sociale lasten en pensioenpremies.

Waarom van payroll gebruikmaken?

U huurt/least dus met payroll als het ware uw eigen werknemers terug. Maar bent van alle administratieve rompslomp en werkgeversrisico’s verlost. Omdat u met
payroll bij een payrollbedrijf hierdoor meer tijd en geld voor belangrijkere zaken binnen uw bedrijf overhoudt.

Is dit dan ook voor veel ondernemers, werkgevers en/of klanten de belangrijkste reden om van payroll voor zijn/haar werknemers gebruik te maken. Er zijn daardoor momenteel meer dan 200.000 payrollwerknemers dagelijks in Nederland werkzaam.

Laat ons u ook verder helpen en vraag nu snel een gratis geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte voor uw werknemers op maat bij ons aan!

Voordelen payroll werknemers?

In de beeldvorming is payroll vooral gunstig voor werkgevers. Dit beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die met payroll bij een payrollbedrijf worden ondergebracht, voor wat betreft arbeidsvoorwaarden en rechten, vaak beter af in de nieuwe (payroll) dan in de oude of huidige situatie.

1. Rechten werknemers bij payroll

A. Recht op inlenersbeloningsregeling:

Vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) hebben payrollwerknemers per 1 januari 2020 dezelfde rechten, als een werknemers die al/nog bij u in dienst zijn. Payrollwerknemers hebben namelijk vanuit deze wet recht op alle elementen van de inlenersbeloning (1.). O.a. salarissen, reiskosten, geldende 13e maand, vakantiedagen, scholingsregelingen, verlofregelingen, netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

B. Recht op zelfde ontslagregels:

Daarnaast gold voor payrollwerknemers met de komst van de Wet Werk en zekerheid in 2015, voor wat betreft (2.) ontslag al dezelfde ontslagregels. Ook gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) voor beide soort werknemers.

Belangrijk is wel te weten. Dat sommige Cao’s, zoals b.v. de CAO Schoonmaak, speciale Cao-bepalingen m.b.t. een maximaal aantal payrollwerknemers binnen een bedrijf kennen.

C. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid:

Werknemers zijn bij payroll ook voor (3.) ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid verzekerd. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de begeleiding en re-integratie van uw zieke payrollwerknemers.

Als payrollwerknemers namelijk tijdens hun payrollcontract ziek worden. Dient het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door te betalen. I.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)! Als uw CAO hogere loondoorbetalingspercentages kent, dan hebben uw werknemers bij payroll hier ook het eerste en tweede jaar recht op.

D. Recht op pensioen bij payroll

Ook bouwen uw werknemers bij een payrollbedrijf (4.) pensioen op. Voor uw werknemers geldt bij een payrollbedrijf per 1 januari 2021 v.w.b. pensioen het volgende. “Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw werknemers bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payrollbedrijf voor uw werknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken”.

2. 24/7 hulp en ondersteuning bij payroll

Uw werknemers krijgen van het payrollbedrijf uitleg over alles omtrent hun arbeidsvoorwaarden. Het payrollbedrijf kan als voordeel direct alle vragen van uw werknemers over belastingen, uitkeringen en administratieve kwesties deskundig beantwoorden.

3. Overname arbeidsvoorwaarden en rechten

Het payrollbedrijf neemt, zoals reeds eerder is vermeld, alle elementen (arbeidsvoorwaarden) van de inlenersbeloning van uw CAO over. Uw werknemers behouden dus als voordeel met payroll hierdoor ook gewoon hun rechten voor b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

4. Pensioenregeling bij payroll

Mochten uw werknemers nog geen pensioenregeling hebben (zie ook onder rechten). Dan bouwen zij als voordeel bij payroll sowieso bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt of de adequaat’ pensioenregeling (14,5% werkgeverspremie) van het payrollbedrijf pensioen op.

5. Betere ziekte- en re-integratiebegeleiding

Mochten uw werknemers bij payroll ziek worden, dan is de ziekte- en re-integratiebegeleiding bij payrollbedrijven vaak proactief (core business). Met als voornaamste doel uw zieke werknemers zo gezond en snel weer aan het werk te krijgen.

Naast een probleemanalyse, plan van aanpak, verzuimbegeleiding 1e en 2e spoortrajecten vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn de verzuimspecialisten bij een payrollbedrijf als voordeel continu met het herstel van uw werknemers bezig. De verzuimpercentages bij payrollbedrijven liggen hierdoor dan ook vaak (veel) lager dan het landelijk gemiddelde.

Verder verzorgen payrollbedrijven als voordeel vaak gratis trainingen (b.v. tillen/RSI) en doen zij gratis arbeidsdeskundig- en werkplek aanpassingsonderzoek. Waardoor uw werknemers langduriger en gezonder aan het werk blijven. Tenslotte hebben payrollbedrijven vaak een netwerk van medisch specialisten. Waardoor zij sneller een second opinion of operatie voor uw zieke werknemers kunnen regelen.

6. Stiptheid en correctheid salarisbetalingen

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. Uw werknemers krijgen jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag het salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op hun bankrekeningen staat.

Daarnaast bouwen uw werknemers ook bij payroll gewoon vakantiegeld op. Dit geld hoeven zij als voordeel niet standaard in mei te laten uitkeren. Maar kan op aangeven maximaal 2x per jaar worden uitgekeerd.

7. Baanzekerheid bij payroll

Vaak komt het voor dat een ondernemer en/of werkgever geen arbeidscontract voor bepaalde (maximaal 3 jaar en/of 3 contracten benut) of onbepaalde tijd mag of kan aanbieden (vanwege werkgeversrisico’s). Maar dit als voordeel wel via een payrollconstructie kan/mag doen.

Werknemers krijgen dan bij het payrollbedrijf een arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd en blijven gewoon bij een ondernemer en/of werkgever werken. Hierdoor behoudt het bedrijf als voordeel de kennis en kunde van de werknemers én de werknemers behouden als voordeel hun baan. Hierdoor hoeven zij niet voor een half jaar elders te gaan werken. Een win-win situatie dus met payroll voor beide partijen!

8. Risico’s gespreid bij payroll

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken. Hierdoor zijn hun risico’s veel meer gespreid. Valt een inlener (lees ondernemer/werkgever) om, dan zijn werknemers niet direct de dupe. De werknemers hebben bij payroll als voordeel, naast de schaalgrootte van hun nieuwe payrollwerkgever, ook dat zij meeprofiteren van de verplichte herplaatsingstermijn en beëindigingsvergoedingen die voor het payrollbedrijf gelden.

9. Collectieve ongevallenverzekering bij payroll

De meeste payrollbedrijven hebben als goed werkgever voor hun payrollwerknemers (vaak) een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt als voordeel aan (de nabestaanden van) uw werknemers een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

10. Collectiviteitsregeling en kortingen bij payroll

Vaak heeft een payrollbedrijf een collectiviteitsregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen uw werknemers als voordeel collectiviteitskortingen op hun aanvullende en/of ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen uw werknemers bij sommige payrollbedrijven ook als voordeel kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

11. Betere en persoonlijke P&O afdeling bij payroll

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers, als zij in dienst bij een payrollbedrijf komen, vaak stukken op vooruit. Gespecialiseerde payrollbedrijven zorgen namelijk o.a. voor een correcter, effectiever en informatiever verloningsproces. Zij kunnen als voordeel uw werknemers daadwerkelijk gratis uitleggen wat er op hun loonstrook staat. Wat hun rechten (zie bovenstaand) en arbeidsvoorwaarden uit de CAO/wet zijn. En hoe zaken zoals belastingen, opleidingen, uitkeringen en administratieve kwesties in Nederland voor uw werknemers zijn geregeld.

Voor al deze vragen en meer hebben uw werknemers vanaf de eerste dag als voordeel 24/7 één persoonlijk aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf. Dus geen helpdesk of onpersoonlijk 0800 nummer. En kunnen zij ook als voordeel te allen tijde via een internetportal hun loonstroken, jaaropgaven, payrollcontract, overzicht (boven-) wettelijke vakantiedagen, collectiviteitskortingen, formulieren (werkgeversverklaring, zwangerschapsverklaring), lease-, mobiele telefoon- of internetreglement downloaden/inzien of online onkosten declareren.

Tot slot, bij ons staan uw payrollwerknemers altijd centraal en staan wij 24/7 voor hen klaar. Tevreden werknemers zijn immers onmisbaar voor een werkgever en/of ondernemer. Hierdoor zal de binding (een vaak genoemd nadeel van payroll) en arbeidsrelatie met u als werkgever en/of ondernemer bij payroll alleen maar verbeteren/toenemen! Vraag daarom nu dan ook snel een gratis geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte over payroll voor u, uw werknemers en bedrijf bij ons aan!

Nadelen payroll werknemers?

Als we de nadelen van payroll voor werknemers goed bekijken. Dan moeten wij eigenlijk concluderen dat die er niet zijn. Hieronder zullen wij dit namelijk aan u toelichten.

1. Minder binding bij payroll

1. U bent minder tijd aan allerlei zaken en documenten rond uw personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding bij payroll kwijt. Waardoor u meer tijd heeft/krijgt, voor bijvoorbeeld informele gesprekken met uw werknemers.

2. U werft en selecteert nog steeds zelf uw nieuwe werknemers bij payroll. Bepaalt de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform uw CAO/WML). Doet de planning en roostering. Houdt de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de Arbowetgeving blijft u ook nog steeds verantwoordelijk voor het toezicht op uw werkvloer (o.a. RI&E). Deze zaken blijven dus voor uw werknemers bij payroll onveranderd.

3. Uw personeels- en salarisadministratie binnen uw bedrijf wordt met payroll veel professioneler geregeld. Uw werknemers krijgen een 24/7 vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf. Hierdoor krijgen zij direct antwoord op hun vragen. Bijvoorbeeld over: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving.

Daarnaast blijkt uit onderzoek ook nog dat werknemers bij payroll verbeteringen v.w.b. salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. hebben ervaren.

4. Veel payrollbedrijven bieden hun payrollwerknemers (gratis) opleidingen en cursussen (b.v. BHV) aan.

5. Een payrollbedrijf heeft vaak collectiviteitsregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheidsverzekering etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor uw payrollwerknemers afgesloten. Daarnaast krijgen uw werknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

6. Hadden uw werknemers bij u nog geen pensioensregeling, dan gaan zij bij payroll vanaf dag 1 sowieso in uw Bedrijfstakpensioenfonds (Bpf) of een adequate pensioensregeling (14,5% werkgeverspremie) pensioen opbouwen.

7. Tenslotte kunnen uw werknemers bij payroll zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van hun salaris, tweemaal per jaar vakantiegeld opnemen, voorlichting over hun pensioen van een pensioenadviseur krijgen en voor alle vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom 7 tegenargumenten waarom de binding tussen u en uw werknemers bij payroll juist sterker i.p.v. minder wordt.

Zoals Johan Cruijff al zei: “Ieder payroll nadeel, heeft zijn voordeel!”

2. Makkelijker ontslag bij payroll

Payrollwerknemers hadden met de komst van de Wet werk en zekerheid per 1 juli 2015 in Nederland al dezelfde ontslagbescherming, als een werknemers die nog bij u in dienst was.

Daarnaast gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) ook voor zowel uw reguliere als payrollwerknemers.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en ontslag

Met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het nu makkelijker om een vast contract van werknemers in Nederland flexibeler te maken. Bijvoorbeeld door extra mogelijkheden om een contract door de kantonrechter te laten ontbinden. Hierdoor zijn flexibele contracten dus al iets vaster geworden.

Vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) hebben werknemers per 1 januari 2020 nu vanaf (a.) de eerste dag in plaats van na twee jaar, ongeacht een proeftijd, recht op een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Daarnaast worden, door middel van een aanvullende regeling in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), (b.) kleine werkgevers voor de transitievergoeding gecompenseerd. Dit geldt als zij hun bedrijf wegens pensionering of ziekte moeten beëindigen.
En is bij lange dienstverbanden de (c.) transitievergoeding opbouw verlaagd.

Cumulatiegrond bij ontslag en payroll

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moest het ontslag voor werkgevers dus gemakkelijker worden. Een werkgever (lees u of payrollbedrijf) in Nederland moest tot 2020 namelijk nog volledig aan 1 van de 8 ontslaggronden voldoen. Met komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het echter nu mogelijk (payroll-)werknemers te ontslaan, als er van een optelsom van omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) sprake is.

Door deze nieuwe negende grond heeft een kantonrechter in Nederland nu de mogelijkheid om verschillende omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) te combineren. Wanneer de cumulatiegrond daadwerkelijk voor het ontslag wordt gebruikt. Is het belangrijk te weten dat (payroll-)werknemers hierbij een halve transitievergoeding extra (bovenop de transitievergoeding) krijgen.

Kortom, voor wat betreft het punt ontslag zijn uw payrollwerknemers en reguliere werknemers volgens de wet (WAB) in Nederland vandaag de dag nog steeds gewoon gelijk!

3. Minder betaald en geen gelijkwaardige functie

Dit is net als bovenstaande genoemde nadelen een misverstand. De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payrollbedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO schreef in het verleden al, voor de WAB, het volgende voor. Payrollbedrijven dienen payrollwerknemers net zoals werknemers in eigen dienst gelijkwaardig te belonen en inschalen. De inlenersbeloning gold voor zowel het salaris als voor:

1. Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
2. Opbouw van ATV en ADV dagen;
3. Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
4. Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning hadden payrollwerknemers ook vanuit bovenstaande Cao’s al recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren waren toen dus ook al van toepassing.

Echter met de komst van de Wet Arbeidsmarkt zijn de bepalingen omtrent de inlenersbeloning voor payrollwerknemers nog verder aangehaald. Payrollwerknemers hebben vanuit de WAB nu wettelijk recht op volledig dezelfde rechtspositie en alle arbeidsvoorwaarden zoals reguliere werknemers, die al bij u in dienst zijn.

Kortom, de arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers moeten bij payroll dus sinds de WAB 1:1 volledig bij die van de inlener (lees u) aansluiten. Alle arbeidsvoorwaarden van de inlener moeten dus bij payroll worden toegepast!!

Waar bij uitzenden in de WAB de inlenersbeloning nog tot zes elementen beperkt is gebleven. Moet deze bij payroll met de komst van deze wet per 1 januari 2020 helemaal gelijk zijn. Payrollwerknemers hebben dus bij de inlener (lees u) met payroll nu dus ook recht op een geldende 13e maand, scholingsregelingen, alle verlofregelingen etc.

4. Ontlopen werkgeversverplichtingen bij payroll

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer en/of werkgever bij payroll makkelijker zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen zou kunnen ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken. Worden werkgevers namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en Cao-bepalingen voor hun werknemers gehouden.

Naast dat een payrollbedrijf tweemaal jaarlijks op het naleven van de wet- en regelgeving en Cao’s wordt gecontroleerd (zie NEN-4400 certificering). Hebben payrollbedrijven voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving, Cao’s , verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst. Zij zullen ondernemers en/of werkgevers juist aan de regels houden en/of hen erop wijzen.

Een payrollbedrijf krijgt namelijk als juridisch werkgever de boetes voor b.v. verkeerd toepassen of uitvoeren van o.a.
de salarisadministratie, personeelsadministratie, wet- en regelgeving, Cao-bepalingen, Wet Poortwachter, Arbeidstijdenwet, etc.

Ondernemers en/of werkgevers kunnen bij payroll dus geen loopje met de regels in Nederland nemen. Waardoor werknemers te allen tijde met payroll bij een erkend NEN-4400 gecertificeerd payrollbedrijf zijn beschermd en juist krijgen waar zij wettelijk recht op hebben.

Kortom, bij payroll hoort goed werkgeverschap in Nederland!!

Vraag daarom nu dan ook snel een gratis geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte over payroll voor u, uw werknemers en bedrijf bij ons aan!